Kontroluj wejścia do zakładu zanim pojawi się ryzyko

Najlepiej przenieść sprawdzanie dokumentów, wymagań BHP i potrzebnych akceptacji na etap przed przyjazdem wykonawcy.

Gospodarz zgłasza wizytę wcześniej, wykonawca przekazuje potrzebne dane i realizuje wymagane czynności, a odpowiednie osoby zatwierdzają swoją część procesu.

Dzięki temu w momencie przyjazdu ochrona nie musi telefonicznie ustalać, czy wykonawca spełnia wymagania. Sprawdza tożsamość oraz aktualny status wizyty i postępuje zgodnie z przygotowanym wcześniej procesem wejścia.

Zakres informacji zależy od rodzaju wizyty i wykonywanych prac, ale wymagania powinny być określone jeszcze przed przyjazdem.

Proces może obejmować dane wykonawcy, cel i termin wizyty, gospodarza, wymagania dla danego rodzaju prac, potrzebne dokumenty, szkolenia, uprawnienia oraz wymagane akceptacje.

Nie każdy odwiedzający musi przechodzić identyczny proces — zakres wymagań powinien wynikać z rodzaju wizyty, wykonywanej pracy oraz procedur obowiązujących w danym zakładzie.

Ochrona powinna otrzymać jasną informację, czy wizyta jest przygotowana do wejścia i czy wymagane czynności zostały wykonane.

Zamiast szukać informacji w mailach, dokumentach i telefonicznie kontaktować się z gospodarzem lub BHP, ochrona powinna móc sprawdzić dane osoby, termin wizyty, gospodarza oraz aktualny status wymaganych czynności.

Jeżeli czegoś brakuje, system powinien wskazywać ten brak zgodnie z procesem skonfigurowanym przez zakład.

Tak. EntryFlow działa w przeglądarce — bez instalacji — na komputerach, tabletach i smartfonach.

System działa online. Ochrona, administracja oraz gospodarze wizyt mogą korzystać z odpowiednich funkcji EntryFlow z różnych urządzeń bez konieczności instalowania osobnej aplikacji.

Tak — system może obsługiwać procesy dla osób posługujących się różnymi językami.

Interfejs oraz materiały związane z procesem wejścia, w tym szkolenia BHP, mogą być przygotowane w różnych wersjach językowych dla gości, kierowców i pracowników firm zewnętrznych.

Tak. EntryFlow pozwala konfigurować workflow zezwoleń i wymaganych akceptacji zgodnie z procesem obowiązującym w zakładzie.

Można definiować rodzaje prac, wymagane dokumenty, ścieżki akceptacji oraz reguły obowiązujące dla różnych typów wizyt i wykonawców.

Dzięki temu proces może odzwierciedlać rzeczywisty sposób organizacji wejść w danym zakładzie.

Tak — system gromadzi historię wizyt, dokumentów i czynności wykonanych w ramach procesu wejścia.

EntryFlow może przechowywać informacje dotyczące wizyt, szkoleń, testów, dokumentów, zezwoleń i historii wejść.

Dzięki temu dane potrzebne podczas audytu lub wewnętrznej kontroli procesu są dostępne w jednym miejscu zamiast w wielu mailach, arkuszach i dokumentach papierowych.

Pierwsze procesy można uruchomić nawet w ciągu 1–5 dni roboczych.

Zakres i czas uruchomienia zależą od procesu, liczby scenariuszy wejścia oraz wymaganych konfiguracji.

Zespół Signalo pomaga przygotować pierwsze procesy wizyt, wymagania BHP i scenariusze dla gości, dostaw oraz ekip zewnętrznych.

System awizacji dostaw pomaga planować przyjazdy pojazdów i udostępniać informacje o zaplanowanych dostawach ochronie, logistyce i innym odpowiedzialnym osobom.

W EntryFlow proces awizacji dostaw można dopasować do organizacji zakładu. Zgłoszenie może obejmować termin przyjazdu, dane przewoźnika, kierowcy, pojazdu oraz wymagane informacje o dostawie.

Dzięki temu odpowiednie osoby mogą wcześniej przygotować obsługę przyjazdu.

Szczegółowy zakres danych, akceptacji i zasad postępowania ustala się podczas konfiguracji procesu.

Tak. Goście i wykonawcy mogą być zgłaszani przed wizytą, a wymagane informacje i akceptacje można przygotować jeszcze przed ich przyjazdem.

Gospodarz wizyty może wcześniej przekazać informacje o osobie odwiedzającej zakład, terminie i celu wizyty.

W zależności od konfiguracji procesu można również uwzględnić wymagane dokumenty, szkolenia BHP i akceptacje.

Ochrona otrzymuje informacje potrzebne do obsługi wejścia zgodnie z procedurami firmy, zamiast każdorazowo ustalać szczegóły telefonicznie.

Rejestracja gości służy przede wszystkim ewidencji wizyt. System awizacyjno-przepustkowy pozwala dodatkowo przygotować i kontrolować wymagane etapy procesu wejścia.

W prostym rejestrze odnotowuje się informacje o osobach odwiedzających firmę.

EntryFlow może obejmować także wcześniejsze zgłoszenie wizyty, weryfikację wymaganych dokumentów, proces akceptacji, informacje dla ochrony oraz historię wejść.

Nie zastępuje to automatycznie fizycznej kontroli dostępu — ewentualne powiązanie z urządzeniami i istniejącą infrastrukturą wymaga osobnych ustaleń technicznych.

EntryFlow może wspierać wcześniejsze zgłaszanie kierowców i pojazdów oraz organizację ich przyjazdów. Szczegółowe zasady obsługi doków zależą od procesu i zakresu wdrożenia.

Zakład może określić, jakie dane kierowcy, pojazdu i dostawy są wymagane przed przyjazdem oraz kto odpowiada za ich weryfikację.

Jeżeli proces obejmuje rezerwowanie terminów obsługi przy dokach, trzeba osobno ustalić wymagane reguły harmonogramowania, dostępność stanowisk i zakres konfiguracji.

Sama awizacja kierowcy nie oznacza automatycznie wdrożenia kompletnego systemu zarządzania dokami.