KPIS

Zarządzanie biznesem jest często złożonym procesem, który wymaga ciągłej analizy i monitorowania różnych aspektów. Odpowiednie zarządzanie wymaga bieżącego śledzenia wydajności i osiągnięć w celu podejmowania trafnych decyzji. W tym celu powstało wiele metod i narzędzi, które służą do oceny i pomiaru wyników działalności przedsiębiorstwa, m.in. KPIs.

Co to jest KPIS ?

Jednym z najbardziej popularnych narzędzi stosowanych w zarządzaniu biznesem są tzw. key performance indicators (KPIS), czyli kluczowe wskaźniki efektywności. KPIS to konkretne wartości liczbowe, które pozwalają na obiektywne i jednoznaczne określenie stopnia osiągnięcia określonych celów biznesowych. Są to metryki, które informują o rezultatach oraz pomagają w analizie i optymalizacji działań. KPIS mogą odnosić się do różnych obszarów działalności, takich jak finanse, sprzedaż, marketing, obsługa klienta, jakość produktów czy efektywność operacyjna.

Znaczenie KPIS w zarządzaniu biznesem

KPIS są nieodzowne w procesie zarządzania biznesem, ponieważ pozwalają na bieżące monitorowanie i ocenę wyników osiąganych przez przedsiębiorstwo. Dzięki nim managerowie mają możliwość identyfikacji mocnych i słabych stron działalności firmy oraz szybkiego reagowania na ewentualne problemy i wyzwania. Pozwalają na mierzenie postępów w osiąganiu celów strategicznych, co umożliwia lepsze planowanie i podejmowanie decyzji.

Przez dobór odpowiednich KPIS można również określić, jakie działania są najbardziej skuteczne i przynoszą najlepsze rezultaty. Pozwala to na efektywne alokowanie zasobów i inwestowanie w te obszary, które mają największe znaczenie dla sukcesu firmy. Dostarczają również wiarygodnych danych i informacji, które służą jako podstawa do analizy i raportowania wyników, a także jako narzędzie komunikacji zarządu z innymi zainteresowanymi stronami, takimi jak inwestorzy, partnerzy biznesowi czy pracownicy.

Rodzaje KPIS

KPIS można podzielić na trzy główne kategorie: KPI finansowe, KPI operacyjne oraz KPI jakościowe. Każda z tych kategorii skupia się na innych aspektach działalności organizacji i ma swoje unikalne cechy.

KPI finansowe

Są najczęściej stosowane w celu oceny wyników finansowych organizacji. Obejmują one takie wskaźniki jak przychody, dochody, marże zysku czy koszty. Dzięki nim można monitorować i analizować rentowność organizacji oraz jej ogólną kondycję finansową. Wskaźniki te są szczególnie istotne dla zarządzania finansami, podejmowania decyzji inwestycyjnych i oceny efektywności działań.

KPI operacyjne

KPI operacyjne skupiają się na mierzeniu efektywności i wydajności procesów operacyjnych w organizacji. Obejmują one takie wskaźniki jak czas cyklu produkcji, jakość produktów, ilość błędów czy poziom zaangażowania pracowników. Pozwalają one na ocenę, w jaki sposób organizacja wykorzystuje zasoby w celu osiągnięcia celów operacyjnych. Są one szczególnie istotne dla zarządzania procesami, doskonalenia operacyjnego i optymalizacji działań.

KPI jakościowe

Skupiają się na mierzeniu jakości produktów lub usług oferowanych przez organizację. Obejmują one takie wskaźniki jak wskaźnik satysfakcji klientów, liczba reklamacji czy poziom skuteczności działań poprawczych. KPI jakościowe pozwalają na ocenę, w jaki sposób organizacja spełnia oczekiwania klientów i jak skutecznie dostarcza produkty lub usługi. Są one szczególnie istotne dla zarządzania jakością, budowania relacji z klientami i doskonalenia obsługi.

Wybór odpowiednich KPIS

Określenie celów biznesowych

Pierwszym krokiem w wyborze odpowiednich KPI jest określenie celów biznesowych. Każda firma ma swoje konkretne cele, takie jak wzrost przychodów, poprawa efektywności operacyjnej czy podniesienie jakości obsługi klienta. Istotne jest, aby te cele były jasno sformułowane i mierzalne. Dopiero wtedy można przejść do identyfikacji kluczowych obszarów do pomiaru.

Zidentyfikowanie kluczowych obszarów do pomiaru

Po określeniu celów biznesowych należy zidentyfikować kluczowe obszary, które mają wpływ na osiągnięcie tych celów. Może to obejmować obszary takie jak sprzedaż, marketing, obsługa klienta, produkcja, zarządzanie zasobami ludzkimi czy finanse. Ważne jest, aby dokładnie zrozumieć, które obszary mają największe znaczenie dla osiągnięcia celów i skupić się na nich podczas wyboru KPI.

Dobór właściwych wskaźników

Po zidentyfikowaniu kluczowych obszarów do pomiaru należy dobrać odpowiednie wskaźniki, które będą odzwierciedlały efektywność tych obszarów. Wskaźniki mogą mieć różną formę, mogą to być wartości liczbowe, procentowe lub wskaźniki jakościowe. Przykłady wskaźników mogą obejmować: przychód ze sprzedaży, koszty operacyjne, wskaźniki zadowolenia klienta, ilość wypuszczonych produktów czy wskaźniki rentowności. Ważne jest, aby wybrane wskaźniki były odpowiednie do mierzenia postępów w osiąganiu celów biznesowych.

Implementacja KPIS

Wybór narzędzi do monitorowania i raportowania

Istnieje wiele dostępnych na rynku aplikacji, programów komputerowych oraz platform online, które mogą pomóc w tym procesie. Przed dokonaniem wyboru warto zwrócić uwagę na takie kryteria jak zakres funkcjonalności, elastyczność dostosowywania, łatwość obsługi oraz koszt.

Ustalenie częstotliwości pomiarów

Kolejnym krokiem podczas implementacji KPIS jest ustalenie częstotliwości pomiarów. Częstotliwość może się różnić w zależności od rodzaju wskaźnika oraz potrzeb i charakterystyki danej organizacji. W przypadku wskaźników finansowych, takich jak przychody czy zysk netto, pomiary mogą być przeprowadzane miesięcznie lub kwartalnie. Natomiast wskaźniki operacyjne, takie jak czas realizacji zamówień czy wskaźnik jakości, mogą być sprawdzane na bieżąco, codziennie czy tygodniowo.

Sposób prezentacji wyników KPIS

Zazwyczaj prezentacja wyników przybiera takie formy jak raporty, wykresy czy tabele. Wybór odpowiedniego sposobu prezentacji zależy od oczekiwań i preferencji zarządu oraz innych zainteresowanych stron. Ważne jest, aby wyniki KPIS były czytelne, łatwe do zrozumienia i interpretacji. Prezentacja powinna uwzględniać także porównanie osiągniętych wyników z ustalonymi celami czy benchmarkami, co pozwoli ocenić efektywność działania organizacji.

Analiza wyników

Interpretacja wyników

Pierwszym krokiem analizy wyników KPIS jest ich interpretacja. Oznacza to, że musimy zrozumieć, co oznaczają liczby i jak wpływają na stan firmy. Jest to kluczowe, ponieważ tylko poprawne zrozumienie wyników pozwoli nam podejmować właściwe decyzje. Na przykład, jeśli wskaźnik związany z zyskownością firmy spada, możemy skoncentrować się na identyfikacji przyczyn tego spadku i podjąć odpowiednie działania.

Identyfikacja obszarów do poprawy

Po zinterpretowaniu wyników KPIS konieczne jest zidentyfikowanie obszarów, w których firma może poprawić swoje wyniki. Może to obejmować zarówno obszary operacyjne, takie jak produkcja czy logistyka, jak i obszary strategiczne, takie jak marketing czy badania i rozwój. Kluczowe jest dokładne określenie obszarów, które mają największy wpływ na wyniki KPIS i wymagają natychmiastowej uwagi.

Opracowanie działań naprawczych

Ostatnim etapem analizy wyników KPIS jest opracowanie działań naprawczych. Oznacza to, że musimy zaplanować konkretne kroki, które zostaną podjęte w celu poprawy wyników w identyfikowanych obszarach. Te działania mogą obejmować dostosowanie strategii firmy, restrukturyzację procesów lub wprowadzenie nowych narzędzi do monitorowania wyników. Kluczowe jest również ustanowienie harmonogramu i odpowiedzialności za realizację tych działań.

Przykłady zastosowania

KPIS w produkcji

W produkcji znajdują szerokie zastosowanie w ramach monitorowania i optymalizacji procesów produkcyjnych. Przykładowe wskaźniki stosowane w produkcji obejmują:

• Wydajność produkcji – mierzy, ile jednostek produktu jest produkowanych w określonym czasie. Może to być liczba wyprodukowanych sztuk na godzinę lub na zmianę.
• Odpadki – średni odsetek wadliwych lub uszkodzonych produktów w stosunku do ogólnej liczby wyprodukowanych jednostek. Ten wskaźnik jest istotny dla oceny jakości procesu produkcyjnego.
• Czas cyklu – mierzy czas potrzebny na wykonanie pełnego cyklu produkcyjnego, począwszy od zamówienia do dostarczenia gotowego produktu. Krótszy czas cyklu może wiązać się z większą efektywnością procesu.
• Zużycie energii – średnia ilość energii zużywanej przez produkt w trakcie jego produkcji. Monitorowanie tego wskaźnika może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można oszczędzić energię.

KPIS w sprzedaży

Przykładowe wskaźniki stosowane w sprzedaży to:

• Obroty sprzedaży – całkowita wartość sprzedanych produktów lub usług w określonym czasie. Ten wskaźnik jest kluczowy dla oceny efektywności działalności sprzedażowej.
• Konwersja sprzedaży – odsetek potencjalnych klientów, którzy finalnie dokonują zakupu. Może być wyrażony jako procent lub liczba zamówień na jednego klienta.
• Wartość średniego zamówienia – średnia wartość transakcji, jaką dokonuje klient. Monitorowanie tego wskaźnika może pomóc w identyfikacji obszarów, w których można zwiększyć efektywność sprzedaży poprzez promocje lub up-selling.
• Czas trwania cyklu sprzedaży – liczba dni lub tygodni potrzebnych do sfinalizowania transakcji od pierwszego kontaktu z potencjalnym klientem. Skrócenie tego czasu może przyczynić się do zwiększenia konwersji i poprawy wyników sprzedażowych.

KPIS w obszarze zasobów ludzkich

KPIS mogą być również stosowane w zarządzaniu zasobami ludzkimi, aby monitorować i oceniać wydajność pracowników oraz efektywność procesów HR. Przykładowe wskaźniki stosowane w obszarze zasobów ludzkich to:

• Fluktuacja pracowników – odsetek pracowników, którzy opuszczają firmę w czasie. Wysoka fluktuacja może sugerować problemy z zarządzaniem zasobami ludzkimi.
• Absencja – liczba dni, w których pracownicy nie są obecni w pracy, w stosunku do całkowitej liczby dni roboczych. Monitorowanie tego wskaźnika może pomóc w identyfikacji problemów zdrowotnych lub innych czynników wpływających na wydajność pracowników.
• Szkolenia – odsetek pracowników, którzy uczestniczyli w szkoleniach lub kursach rozwoju zawodowego. Wskaźnik ten może być użyteczny do oceny zaangażowania pracowników w rozwój i doskonalenie umiejętności.
• Zadowolenie pracowników – badania satysfakcji pracowników mogą dostarczyć informacji na temat ogólnego klimatu w organizacji oraz umożliwić identyfikację obszarów wymagających udoskonaleń.

KPIS w produkcji

Właściwe monitorowanie i ocena wyników produkcyjnych est niezwykle istotne. Jednym z narzędzi, które pomagają w tym procesie, są wskaźniki wydajności produkcyjnej (KPIS).

Zastosowania KPIS w produkcji

Istnieje wiele różnych wskaźników, które mogą być stosowane w kontekście produkcji, takich jak:

Wskaźniki dotyczące czasu

Obejmują miary takie jak czas cyklu, czas obsługi maszyny, czas trwania zatrzymania lub utraty czasu. Są one przydatne do identyfikowania opóźnień i problemów związanych z czasem, które mogą wpływać na wydajność produkcji.

Wskaźniki dotyczące jakości

Wskazują takie obliczenia jak stopa wadliwości, liczba wyrzutów, skuteczność kontroli jakości. Pomagają one w monitorowaniu i ocenie jakości produkowanych wyrobów oraz identyfikowaniu problemów jakościowych.

Wskaźniki dotyczące kosztów

Pozwalają określić koszt produkcji jednostkowej, koszt zatrzymanych maszyn, koszt wyrzutów. Są one istotne dla oceny efektywności kosztowej procesów produkcyjnych.

Korzyści implementacji

Stosowanie wskaźników wydajności produkcyjnej (KPIS) w produkcji niesie za sobą wiele korzyści. Przede wszystkim pomagają one w lepszym zrozumieniu działania procesów produkcyjnych oraz identyfikacji słabych punktów, które można zoptymalizować. Pozwalają na szybkie reagowanie na problemy i wprowadzanie odpowiednich działań naprawczych. Dzięki KPIS można również monitorować postępy w osiąganiu celów produkcyjnych oraz śledzić tendencje i zmiany w czasie.

Dobrze zaprojektowany system KPIS może również przyczynić się do poprawy motywacji i zaangażowania pracowników. Poprzez dostarczanie informacji na temat wyników produkcyjnych, KPIS umożliwiają pracownikom świadome uczestnictwo w doskonaleniu procesów produkcyjnych i osiąganiu wyznaczonych celów.

Przykłady systemów IT prezentujących KPIS

Wiele przedsiębiorstw korzysta z zaawansowanych systemów informatycznych do monitorowania i analizowania KPIS w produkcji. Oto kilka przykładów powszechnie stosowanych systemów IT, które prezentują KPIS:

MES (Manufacturing Execution System)

System wykonawczy produkcji pozwala na gromadzenie i analizowanie danych produkcyjnych w czasie rzeczywistym. Zapewnia dostęp do różnych rodzajów KPIS, takich jak wydajność maszyn, jakość produkcji, zużycie materiałów itp.

CMMS 

System zarządzania utrzymaniem ruchu pomaga w monitorowaniu wydajności maszyn i urządzeń. Pozwala na gromadzenie danych dotyczących przestojów, awarii, napraw oraz planowania konserwacji.

System monitorujący zużycie prądu, gazu i wody

System monitorujący zużycie prądu, wody i gazu może na przykład mierzyć KPIs takie jak:

• Średnie zużycie energii elektrycznej, wody i gazu w określonym czasie
• Porównanie bieżącego zużycia z poprzednimi okresami, aby ustalić trendy i ewentualne oszczędności
• Obliczanie kosztów zużycia na podstawie aktualnych stawek taryfowych, umożliwiające kontrolę budżetu

KPIS od Signalo

Firma Signalo to lider w dziedzinie systemów informatycznych dla firm produkcyjnych. Oferujemy szeroki wachlarz systemów, które pomagają badać najważniejsze wskaźniki wydajności w firmach tego sektora.

Nasza oferta obejmuje różnorodne rozwiązania, takie jak CMMS (system zarządzania utrzymaniem ruchu), system do zarządzania flotą wózków widłowych oraz system monitorujący zużycie prądu, wody i gazu, aby wymienić tylko kilka. Dzięki tym zaawansowanym narzędziom, nasze systemy pozwalają firmom produkcyjnym gromadzić dane, analizować procesy i podejmować strategiczne decyzje oparte na konkretnych informacjach.

Korzyści wynikające z zastosowania systemów

• Optymalizacja procesów
• Identyfikacja obszarów wymagających poprawy
• Redukcja awarii maszyn
• Zwiększenie efektywności energetycznej oraz oszczędność zasobów

Dzięki naszym rozwiązaniom, menedżerowie mają pełny wgląd w wszystkie kluczowe wskaźniki wydajności i są w stanie podejmować świadome decyzje mające na celu poprawę wyników firmy.

Bogate doświadczenie

Warto współpracować z nami również ze względu na nasze ogromne doświadczenie i wysoką skuteczność systemów IT. Działamy na rynku od wielu lat, zdobywając wiedzę i umiejętności niezbędne do tworzenia kompleksowych rozwiązań informatycznych dla firm produkcyjnych. Nasi specjaliści to eksperci przygotowani do rozwiązywania najtrudniejszych wyzwań związanych z zarządzaniem i analizowaniem danych.

Jeśli Twoja firma poszukuje kompleksowych i efektywnych rozwiązań informatycznych, zachęcamy do współpracy z Signalo. Oferujemy nie tylko najnowocześniejsze systemy, ale również profesjonalne wsparcie i doradztwo, które są niezbędne dla sukcesu w dzisiejszym konkurencyjnym środowisku biznesowym.